Mitglieder, Mitgliedschaften und Abrechnungen inklusive automatischer SEPA-Lastschriftabwicklung verwalten – als offene MS-Access-Datenbank inklusive Quellcode und bearbeitbar mit jedem MS Office.
Wie die Anwendung aufgebaut ist
Diese Access-Anwendung verwaltet Mitglieder, Vertragsarten, Mitgliedschaften und Abrechnungen eines Vereins. Sie ist als klassische Frontend-/Backend-Lösung aufgebaut: Das Frontend (Mitgliederverwaltung.accdb) enthält Formulare, Berichte und Programmlogik, während die eigentlichen Daten in einer separaten Backend-Datei (Daten.accdb) liegen und über eine verknüpfte Tabelle eingebunden werden. Diese Trennung ist ein bewährtes Access-Muster für Mehrbenutzerbetrieb und einfache Wartung.
Mitgliedsbeiträge werden auf Basis von Vertragsarten und Abrechnungsintervallen automatisch berechnet und direkt als fertige SEPA-Lastschriftdatei (XML) für den Beitragseinzug aufbereitet – inklusive Gläubiger-ID, IBAN/BIC und Mandatsverwaltung. Ein manuelles Zusammenstellen der Einzugsdaten entfällt.
Startbildschirm und Navigation
Der Einstieg erfolgt über ein zentrales Schaltflächenmenü, das die wichtigsten Bereiche der Anwendung bündelt: Mitglieder, Abrechnungen, Vertragsarten, Eigenschaften und Vereinsdaten. Der Navigationsbereich zeigt die vollständige Objektstruktur der Anwendung: 11 Tabellen, rund 17 Formulare, ein Autoexec-Makro sowie drei VBA-Module.
Formulare
Die Formulare folgen einem einheitlichen, aufgeräumten Design mit blauer Kopfzeile und klar strukturierten Eingabefeldern. Detailformulare nutzen Registerkarten, um zusammengehörige Informationen wie Mitgliedschaften, Abrechnungen und Eigenschaften übersichtlich zu bündeln. Das zentrale Formular „Mitglied“ bündelt alle Daten eines Mitglieds inklusive der zugehörigen Mitgliedschaften, Abrechnungen und frei vergebbaren Eigenschaften (Tags). Weitere Formulare bilden die Mitgliederliste, die Abrechnungsübersicht, die Pflege der Vertragsarten sowie die Vereinsstammdaten inklusive SEPA-Gläubiger-ID ab.
Technik im Hintergrund
Die Fachlogik ist sauber von der Oberfläche getrennt und in drei VBA-Standardmodulen organisiert: mdl_Connect für Aufbau und Verwaltung der Verbindung zum Backend, mdl_Functions für allgemeine Hilfsfunktionen sowie mdl_Sepa für die automatische Erstellung der SEPA-Lastschrift-XML-Dateien zum Beitragseinzug. Ein Autoexec-Makro startet die Anwendung automatisch im Hauptmenü. Auf klassische Access-Berichte wird verzichtet – Auswertungen und Zahlungsläufe werden direkt über Formulare und den SEPA-XML-Export abgebildet.
Die Mitgliederverwaltung zeigt beispielhaft, wie sich mit MS Access eine praxistaugliche Vereinsverwaltung inklusive SEPA-Lastschriftabwicklung umsetzen lässt: sauber getrenntes Frontend/Backend, übersichtliche, tab-basierte Formulare.
Geeignet für
- ✓ Sportvereine, Kulturvereine und Fördervereine
- ✓ Vereine mit individuellen Mitgliedsdaten oder Auswertungen
- ✓ Organisationen, die ihre Daten in Access flexibel verwalten möchten
Typische Funktionen
- ✓ Mitglieder und Kontaktdaten verwalten
- ✓ Mitgliedsstatus, Eintritt, Austritt und Rollen abbilden
- ✓ Beitragsberechnung inkl. automatischem SEPA-Lastschrifteinzug
- ✓ Listen, Serienbriefe und Berichte erstellen
- ✓ Individuelle Felder und Vereinsprozesse ergänzen
Da die Lösung offen geliefert wird, können Formulare, Tabellen und Berichte an die konkreten Vereinsabläufe angepasst werden.
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